キマRoom!

キマRoom! 導入事例

一日100件の問合わせ電話がほぼゼロに。
電話対応の時間を他業務に充て、効率UP

川木建設株式会社

賃貸管理事業部管理チーム チーフ 小栁 雄史様

キマRoom!導入会社インタビュー。今回は、川越市を中心に、総合建設業として事業を行い、オーナー様に建設させて頂いた物件約1,300戸の募集業務をたったお一人でご担当されている、川木建設株式会社 賃貸管理事業部 小栁様よりお話を伺いました。
  • 賃貸管理
  • 建設・設計
  • 1,000~5,000戸
  • 店長・責任者

電話の問合せは来るもの、仕方ないものだと思っていた。

キマRoom!導入の経緯、きっかけを教えて下さい

とにかく電話の問合せを減らしたい、と思う反面、問合せは来るもの、仕方ないものだと思っていました。毎年繁忙期になると電話ラッシュで、仲介さんの業務時間が終わってからやっと事務の作業が出来る、という状態でした。

他社さんの業者間流通サービスも検討したことはあったのですが、もう少し規模が大きくなってからかな、と思っていたんです。でも、問合せの電話の件数が凄く多くて、FAXで流させて頂く物件の量もかなり多かったので、キマルームならそれほどの値段でもないですし、少しでも軽減できるならやった方がいいかな、試してみるかな、というのがきっかけでした。

取引先ひとりひとりに、
仲介時に必要な細かな情報をリアルタイムに共有

キマRoom!をどのようにご活用されていらっしゃいますか?

過去にお取引頂いた会社様の営業一人一人に、細かく情報を入力して配信する様にしています。自治会費とか鍵交換費とか、かかる費用は全て登録してあるので、図面を見て頂ければ済んでしまいますし、後からトラブルになるようなこともありません。

現地鍵の情報やAD、写真など、出来るだけ多くの情報を入れておくことで、情報の受け手である仲介さんが物件を紹介、案内する際に、クリックするだけで必要な情報が全部出てきて、それ一つで完結しますので、やりやすいんだと思います。電話での問合せが来なくなった半面、成約件数自体は伸びているので、受け手の会社さんの情報入手難易度が下がったぶん、客付けして頂きやすくなったのではないでしょうか。

それと、契約業務を担当している事務の社員にも、いつでもキマルームにアクセスできるように全員にIDを付与しています。申込みが入ったり入居になったりした際に、すぐにその場でキマルームの情報を止めればタイムラグなく他社さんに反映されるので便利です。キマルームは操作も簡単で、クリックするだけ。シンプルですから、事務の方でも知識が無くても難しいことは無いですね。レインズのように、反映にタイムラグがあるせいで、本当に空いているかわからなくて確認の問合せが来るということが無くなりましたし、自分しか反映を止めることが出来ず、自分がお休みの日に入居が決まった物件が出しっぱなしになってしまって、それを見た業者さんから問合せを頂いてしまう、といったこともなくなりました。

一日100件の問合わせ電話がほぼゼロに。電話対応の時間を他業務に充て、業務効率を改善。

キマRoom!導入によりどのような効果がありましたか?

例年、繁忙期には、多い日だと朝からずっと電話が鳴りっぱなしで、取り切れないくらいでした。一日に100件近い問合せ電話と、それに伴うFAXのやり取りをしながら、契約や更新の書類を作成していたので、大パニックでした。図面のやり取りでFAX回線が埋まっているせいで申込書が届かないとか、我々管理部門の電話がいつまでも通話中なので、しびれを切らした仲介会社様からの電話が建設や総務などの他の部署に行ってしまい迷惑をかけてしまったりとか。現場も手が回らなくて、そういったロスも発生していました。

今年、キマルームを導入してからは、そういった他社からの電話問合せがほぼゼロになりました。電話に拘束される時間が無くなったおかげで、他の業務に時間を回せるようになって、契約書の作成などが早く出来るようになったり、私も、新しい物件の告知や見学会などに使う時間を増やすことが出来ました。いままで電話対応にかかっていた時間や人件費を減らし、他の業務に回すことができたことは、キマルーム利用による大きな成果だと思います。よく電話がかかってきていた、隣のPMの部署が「今年急に電話が鳴らなくなったけど大丈夫なのか?」って心配していたくらい、問合せが激減しました。

電話を減らすことで、
他社とコミュニケーションを取れるようになった

キマルームのメールを受け取った仲介さんからも、常に最新の状態で見れるので便利だとおっしゃって頂いています。空き確認や書類のやり取りといった電話対応の時間をカットして、その分、近隣の業者さんには定期的に訪問してしっかりコミュニケーションを取らせて頂いています。

それと、直接お伺いしにくい、普段ケア出来ない遠方の業者さんにも、キマルームのメールを送ることで手間なくコミュニケーションを維持できるというのはメリットとして大きいです。以前と比べて、都内の仲介さんに客付して頂く件数がかなり増えました。情報が入手しやすく、写真などの情報が豊富で紹介して頂きやすいぶん、優先的に紹介して頂いているのかなと思います。

ログの機能を使えば、どこの仲介さんにどれだけお客さんが来ているのかとか、弊社の価格帯の物件はここの仲介さんが強いな、とか、広げた間口の中でそういった業者さんの動向も見えてきますから、貸主としてメリットは凄い大きいです。

他社からの問合せが多い会社さんには一度使ってみて欲しい

どういう会社さんにキマRoom!をオススメしたいですか?

実際使わないと想像がつかないかもしれませんが、キマルームをうまく使うことで、お問合せがかなり減って業務に集中する時間が出来ますし、賃貸業務をより効率化出来るんじゃないかと思います。使ってみると便利で、仲介して頂く際に必要な細かい情報がすぐに図面として出来上がって、それを色々な仲介さんに提供することが出来たりします。

自分一人では手が回らなかったことが色々出来るようになるので、特に貸主や管理業務を主にやっていらっしゃる会社さんにとっては業務効率がかなり上がるはずです。管理戸数が多い会社さんや、弊社と同じように問合せが凄く多くて大変な会社さんは多いと思うので、一度騙されたと思って使ってみたら良いと思います。

所在地
埼玉県川越市
事業内容
総合建設業、土地活用・賃貸管理事業、
住宅リフォーム事業、不動産売買仲介事業

当社は明治2年の創業以来、地元密着型の住まいのワンストップサービスをご提供しています。「最高の建設サービスを通じて、地域社会に貢献する」という揺るぎない理念のもと、「建設業」から、お客様の“最適な暮らし方”のご提案を行う「建設サービス業」への転換をめざします。
URL
http://www.kawamoku.com
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