電話のやり取りが激減。
会社全体の労力を大きく削減。
島根不動産株式会社
ピタットハウス安佐南店 店長 泉 慶太様
ピタットハウス楽々園店 賃貸仲介グループリーダー 藤田 千恵様
- 賃貸管理
- 賃貸仲介
- 1,000～5,000戸
- 店長・責任者
- 業務担当者
今まで出来なかった、業者間のスムーズな情報共有が出来るようになった
キマRoom!導入後、業務にどんな変化がありましたか？
仲介の立場からですと、今までは個々の管理業者さんに空室を電話で確認をしたりとか、資料をFAXしてもらったりとか、っていう手間暇が結構かかっていました。それが、電話しながら情報を頂いたり、確認しながら条件をクリックして、パパパっと出せて、パソコン見ながらでもお客さんへの紹介がスムーズに出来るようになり、それ以前とは全然違う感じです。
今までこれほど使いやすい資料はなかったですし、当然、他社さんに資料を依頼してすぐに送信いただけるわけはないですし、FAX送ってくださいと言われても、その時忙しかったら、送りたくても送れない。FAXくださいって依頼した時に送っていただけないと、仲介の接客をしている側からすると正直、つらいです。窓口にお客さんが来ていて、FAXがくるまでちょっと待ってくださいっていうのは、お客さんからすると無駄な時間になってしまいます。それが、パパパっとこういうのがありますよとご案内できて、内覧のご希望をいただければ、念のため電話で確認して、あとはじゃあ行きましょうかっていう話が出来る。本当に紹介するにあたってスムーズに進められます。
逆に、弊社から空室を発信するにあたっても、キマルームで一括管理出来るようになることによって情報発信がしやすくなったことは大きいです。本当今までは結構手間だったんです。エクセルで作る一覧。入れる箇所も限られますから、やりにくいし、週に一回くらいメンテナンスして送ってましたが、ぐっちゃぐちゃになったりするんですよ。エクセルで切って貼ってとかやって。間違えも多いし、入れとかないといけなかったのに入ってなかったりとか、忘れちゃってたりとか。
そこまでしても、仲介業者さんに対して、限られる枠のなかでは知りたい情報全てを届けることはできないんですよ。仲介会社さんにとって、相手をするお客さんによって欲しい情報は変わったりしますから、キマルームのように資料形式になるのは見やすいです。写真も結構多く入れられる。一覧や資料からその場で写真を見せてっていうのは今まで本当に出来なかった。FAXで資料がきても真っ黒ですからね。写真が全く見えない。行ってみないとわからない。
仲介側からすると掛ける電話もその分減ってきています。キマルームを見れば物件紹介ができますから、スムーズですし、FAXを待たないで良いですから。キマルームを見て電話しましたって言うと、わかっていただけるので、元付会社さんに電話しやすいです。電話を受ける管理会社側としても聞かれる内容はピンポイントで、聞かないといけないところはもう明確なので、余計なものがカットされた状態の、核の電話みたいな感じになるので、ラクですし、スムーズです。
電話のやり取りが従来の10分の１に。
会社全体にかかっていた労力を大きく削減。
キマルームで空室共有しだしてから、FAXの数は少なくなりました。FAX流してくださいっていう問合せ自体が減ったので、物件照会の時間、労力っていうのはかなり軽減されました。
私たち管理会社にかかってくる電話のほとんど、六割七割ぐらいがいわゆる空室確認とか資料くださいとか、見たらわかっていただけるお問合せが大半です。キマルームを使うことによって、仲介業者さんからすると見ればわざわざ聞かなくてもわかる話ですし、資料も自分でその場で印刷できるので、やる前の電話の量を10としたら１ぐらいです。キマルームのおかげで全然違います。
キマルームを使う前は机中にFAXで送らないといけない申込書とか、送らないといけない物件資料とか書類が並んでたんです。資料流してくださいっていう電話を、１時間の間に10社ぐらい受けるんです。10社受けてるものの、自分も案内に行かないと行けないので、2時間後になってよくやく送ることができるとか。で、案内から帰ってきたら机の上が書類がブワーッ、みたいなことがしょっちゅうでした。もう日常です、それが。さすがにこれ送るのちょっとしんどいなぁ、みたいな。
申込書にしても、送ってくださいって言われたら全部自分達で条件記載をしてたんです。誤解されたりしたらトラブルに繋がるので、、更新事務手数料いくらとか、この条件は敷金がいくら家賃がいくら水道料がいくら鍵交換がいくらっていうのを全部自分達で書いて、それを説明してもらえるように送ってたんです。だけど、それが今はキマルームに申込書をアップできるので、それらの作業が不要になりました。たまに間違えて送って来る方がいても、キマルームで書類取り直して、内容改めて送って下さい、って言える。
だから、申込書を送ってくださいって言っていたのにまだですかって？電話もかかってこなくなりました。それがあると「誰が聞いてる？誰が聞いてる？」「あ！私。」「でも今送れない」みたいなことになって、一人の手間じゃなくて二人、三人に伝染していって。雪だるま。自分が送れないばかりに、他の人が送らないといけなくなって、会社全体ですごい労力がかかっていました。
一度試しに使ってみないとわからない。情報の受け手のことまで考えられたシステム。
導入を検討されている方へ向けてひとことお願いします
一回使っただけで、よさが解ると思います。たぶん一回使ったらやめられる方って少ないと思うんですよ。料金もすっごく高いっていうわけじゃないですし、この金額だったら1件決めてもらえれば全然回収できるので、まずは試してつかわれることをおススメします。見る側、閲覧の方に立ってみるだけで便利さが変わってくると思います。
地場の不動産業者さんには是非入っていただきたいですね。良い物件持ってるのに情報発信が無い会社さんには、いつもこっちから電話掛けて、無いですか？って聞くようにしていますが、仲介会社さんによってはどうしてもキマルームに載ってる業者さんを優先して紹介されることもあると思います。載ってない業者さんはのことを忘れてしまうことは実際にあると思いますし、その場合自社の物件を決めてもらえなくなってしまって、出遅れてしまう。載ってなかったら無かったものになってしまう、ということを言われていた仲介会社さんもおられました。紹介する際にも、キマルームから資料印刷して出しますが、載ってない会社のものは、資料が手元に無い場合、ホームページを印刷して出すわけにもいかないので、とりあえずこれを先に送っとこう、それでその物件の紹介だけで終わってしまう、みたいな感じのことはどうしても繁忙期は起こってしまします。
管理会社にとって大事なことは、客付け会社さんが、すっと物件情報にアクセス出来てすっと紹介できる状況を、いかに管理会社として作ることができるか、ということだと思います。
FAXで資料が来ると、真っ黒で何も見えないですよね。一方、キマRoom!はカラーの資料で写真がたくさん確認できます。仲介会社向けサイトを持っている会社さんもありますが、僕が紹介する時、まずはキマルームとか見やすいところを見ながら紹介して、そういう会社さんの物件はどうしても後で見ることになります。それは、管理会社として、管理物件を埋めるデメリットになってしまっていると思います。ですので、客付け会社さんがどのように物件を紹介しているのかをよく考えて、弊社も家主さんからお預かりした管理物件を埋めるべく日々努めています。
